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Un bureau rangé en permanence, est-ce possible ? Ordonner son bureau, c’est un peu comme aménager sa cuisine ! Lorsqu’on cuisine, on sort plein d’ingrédients, le livre de recettes culinaires, de la vaisselle, …Idem lorsqu’on travaille : on peut avoir à sortir plusieurs papiers, des fournitures de bureau, … Cela ne veut dire pas pour autant avoir un bureau en désordre. L’important est de correctement disposer le tout quand la prestation est terminée. Mais pour cela, il faut passer par quelques phases tout d’abord pour bien que le rangement se fasse facilement. Pour faire du tri, on peut se baser sur les durées légales minimales de conservation. Il est en effet futile de garder des documents qui ne serviront jamais ( excepté les souvenirs qui sont à traiter à part ).
Parce que c’est le document qui servira de référence au livre de compte de l’état civil, l’acte d’arrivée sur terre est conçu en s’aidant de plusieurs personnes différentes qui remplissent deux papiers distincts. D’abord, le médecin ou la sage-femme présents à la naissance répondent à ce qu’on nomme le constat de naissance. Celui-ci a le lieu, la date et l’heure de la naissance de votre enfant en plus de son nique. Il contient aussi le prénom et l’appelation de famille de la mère, son lieu d’arrivée sur terre et son adresse. Finalement, le constat de naissance contient l’appelation et l’adresse de l’hôpital où l’enfant est né. Ce constat est avec des motifs imprimés en deux exemplaires, le premier est envoyé au aux autorités concernés, le second est remis aux parents en même temps que le questionnaire de déclaration de naissance.
Les services de Cloud tels que Dropbox, Google Drive ou Box sont utiles, mais vous ne pensez pas toujours à mettre tous vos papiers dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul parfaite sur le milieu professionnel de la défunte machine. Avec un petit logiciel comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à stocker dans le cloud, un duplicata de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais possèdent des documents importants.
À l’heure courante, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus émettre de relevés mensuels — quand on sait qu’il est possible de voir son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour preférer le numérique. Il en va de même pour les différentes documents de facturation qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas toujours nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de nombreuses solutions différentes pour stocker vos pièces administratives de manière sécurisée, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Pour bien classer, il faut faire la divergence entre les documents courants et les autres dossiers. Les documents courants sont ceux qui sont consultés fréquemment et qui doivent ainsi se trouver dans un endroit facilement accessible. Les papiers qui sont consultés rarement peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques genres de rangement pour les différents types de papier : Les chemises à soufflet sont utiles pour remiser les papiers volumineux. Une chemisette permet ainsi de classifier différents documents concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’un lieu de vie ).
La première chose que tu es en mesure de faire pour assurer au mieux tes papiers, c’est réduire les entrées. Les papiers inutiles, c’est comme les mails, autant se désinscrire quand c’est possible ! En ce qui concerne les papiers pratiques voire indispensables, tu peux choisir leur version numérique. Quand tu reçois tes documents de facturation, tes relevés bancaires, tes lettres d’information, tes avis d’imposition etc directement au format numérique, c’est autant de paperasse en moins à traiter. Je ne sais pas ce que tu en penses, mais quelques clics pour télécharger le document dans le bon dossier, je constate ça plus simple et rapide que de mettre en place des courriers. Donc, conseil n°1 : fais du tri et passe au digital quand c’est possible. S’il y a des dossiers dont tu as besoin régulièrement, pense à en reuissir à garder une version numérique que tu pourras retrouver rapidement.
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