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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à prendre soin et à retenir. Comment les stocker et parler de façon rapide et efficace ? Comment les reuissir à garder pour les besoins futurs ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 guidelines à prendre pour ne plus s’embêter mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé d’ajouter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour correctement entamer, prenez quelques minutes de vous y préparer.
Un extrait d’acte d’arrivée sur terre est demandé si vous devez refaire des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi nécessaire lors d’un mariage ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte d’arrivée sur terre peuvent être requises : soit une copie complète qui ajoute, en plus des infos nécessaires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’acquisition de la français ; soit un retiré d’acte de naissance avec filiation qui mentionne les conditions concernant les parents ou pour terminer un levé d’acte d’arrivée sur terre sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Nous ne sommes plus dans un monde 100% physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus simple pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est de détenir copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs d’excellente qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la globalité de vos papiers papiers, c’est tout de même plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus facile qu’en mettant à sac votre bureau !
À l’heure actuelle, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus vous faire procurez de relevés mensuels — quand on sait qu’il est envisageable de lire son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces documents, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour preférer le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas à coup sûr nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous n’avez que multiples solutions différentes pour entretenir vos pièces administratives de manière sécurisée, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
il est important de garder ces papiers administratifs, mais ils ont aussi leur date de péremption. Ainsi, passé un certain délai, il n’est plus nécessaire de conserver certains papiers tels des documents de facturation et des déclarations en tout genre. Voici un bilan des durées pendant lesquelles il est conseillé de garder les différents genres de papiers : 1 an : les documents de facturation de appel téléphonique, d’internet ou de , ou bien encore les justificatifs de paiement d’un PV. 2 ans : les relevés d’allocations familiales, les honoraires du médecin, les lettres de résiliation de contrat, les papiers de caisse primaire d’assurance maladie et mutuelle, ainsi que les documents de crédit. 3 ans : les avis de redevance audiovisuelle et les déclarations de revenus. 5 ans : les documents de facturation des eaux et d’électricité, les quittances de sommes et de charges locatives, les factures de gaz, les attestations de paiement des impôts, le contrat de location et les justificatifs de paiement des pensions alimentaires. 10 ans : les relevés bancaires, les bordereaux de paiement, les crédits immobiliers, les contrats d’assurance vie après la date de décès…
Il est plus aisé de mettre de coté lorsqu’il y a moins de papiers à stocker. En plus de faire le tri et de se perdre des documents obsolètes, il est également envisageable de recourir à la facturation en ligne pour recevoir en retour moins de courrier . néanmoins, il est important de réaliser régulièrement des sauvegardes sur plusieurs supports pour éviter les pertes. Pour plus de sécurité, il est conseillé d’effectuer des sauvegardes en ligne pour les papiers importants.
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